Zpracování osobních údajů (DPA)

Správcem jste vy — rozhodujete, které schránky k třídění připojíte a které funkce zapnete. Zpracovatelem jsme my, ITex Services s.r.o., IČO 08886164, DIČ CZ08886164, se sídlem Knapovec 180, 56201 Ústí nad Orlicí.

Zpracováváme údaje jen pro vás a podle vašich pokynů. Pokynem se rozumí i to, jak si službu nastavíte v portálu.

Pokud bychom měli údaje zpracovat jinak, uděláme to jen tehdy, když nám to ukládá zákon, a předem vám o tom dáme vědět, pokud to zákon nezakazuje.

Účel: třídění pošty v připojených schránkách, denní přehled, učení z vašich přesunů a funkce, které si zapnete (včetně funkcí s AI).

Koho se údaje týkají: vás a uživatelů schránek a lidí, kteří do schránek píší nebo kterým se ze schránek píše.

Jaké údaje: přístupové údaje ke schránce; u zpráv odesílatel, adresáti, předmět, datum a zařazení; naučení odesílatelé a pravidla. Se zapnutými funkcemi AI navíc začátek textu zpráv (bez příloh, odkazů a adres) předávaný jazykovému modelu a krátké výsledky (souhrny, koncepty).

Jak dlouho: záznamy o zprávách 30 dní, ostatní po dobu trvání smlouvy a nejvýš 30 dní po jejím skončení. Podrobně v zásadách ochrany osobních údajů.

Celá těla zpráv ani přílohy neukládáme; začátek textu, nejvýš 300 znaků po dobu 30 dní, jen se zapnutým úryvkem v přehledu. Pošta zůstává ve vaší schránce u vašeho poskytovatele.

Přístup k údajům mají jen lidé, kteří je potřebují ke své práci, a jsou vázáni mlčenlivostí.

Data přenášíme šifrovaně, hesla ke schránkám ukládáme šifrovaná, přístupy chráníme dvoufázovým ověřením a údaje zákazníků jsou od sebe oddělené.

Zabezpečení průběžně vyhodnocujeme. Konkrétní opatření vám na vyžádání popíšeme podrobněji.

Ke zpracování využíváme další zpracovatele. Se všemi máme smlouvy, které je zavazují ke stejné úrovni ochrany:

Vercel — provoz webu a portálu; Supabase — databáze.

Vlastní server v České republice — třídění pošty; poskytovatel odesílání e-mailů — přehledy a upozornění.

Anthropic a OpenAI — jazykové modely, jen se zapnutými funkcemi AI. Data od nás nepoužívají k trénování svých modelů.

Když budeme chtít zpracovatele přidat nebo vyměnit, dáme vám vědět nejméně měsíc předem. Pokud s tím nebudete souhlasit, můžete smlouvu ukončit.

Databáze je v Evropské unii, třídění pošty běží na našem serveru v České republice.

Mimo EU se zpracovává jen to, co se se zapnutými funkcemi AI předává poskytovatelům jazykových modelů se sídlem v USA.

Předání do USA probíhá na základě standardních smluvních doložek schválených Evropskou komisí. Poskytovatelé data neuchovávají nad rámec zpracování dotazu a nepoužívají je k trénování.

Žádosti lidí o přístup k jejich údajům, opravu nebo výmaz vyřizujete vy jako správce. My vám pomůžeme — odesílatele najdete a zapomenete přímo v portálu (Odesílatelé → Zapomenout).

Pokud se taková žádost dostane omylem k nám, předáme ji vám a sami na ni odpovídat nebudeme.

Poskytneme vám také součinnost při posouzení vlivu na ochranu údajů a při jednání s úřadem, pokud ji budete potřebovat.

Kdybychom zjistili porušení zabezpečení, které se týká vašich dat, dáme vám vědět bez zbytečného odkladu, nejpozději do 48 hodin od chvíle, kdy se o něm dozvíme.

Popíšeme vám, co se stalo, kterých údajů se to týká, jaké to může mít následky a co s tím děláme. Ohlášení úřadu i případné informování dotčených lidí je pak na vás jako na správci.

Na vyžádání vám doložíme, že plníme, co je tady napsané. Pokud budete chtít provést kontrolu, domluvíme se na termínu a rozsahu předem tak, aby neohrozila provoz ostatních zákazníků.

Kontrolu si hradíte sami, ledaže by odhalila, že jsme své povinnosti porušili.

Po odpojení schránky smažeme její přístupové údaje; po skončení smlouvy smažeme údaje nejpozději do 30 dní.

Výjimkou jsou údaje, které musíme uchovávat ze zákona, typicky účetní doklady.